什么叫四流合一
发票上那个购买方、打款的那个账户、收货签收的那个地址、合同盖章的那个主体,必须是同一回事。
过去这四样散在不同系统里,对不上也查不出来。现在发票数据实时归集,资金、物流、合同的数据也在打通,系统自动比对,一项对不上就预警。用友和畅捷通的财务软件都在往这个方向走,对账正在从人肉变成系统的事。
三种过去常见、现在危险的做法
一、A 公司签合同,B 公司打款。
集团内部常见,觉得都是一家人。但票开给 A,钱从 B 来,这一条就过不去。
二、老板私户收货款,对公只开一部分票。
这是最典型的。以前靠金额不大、频率不高侥幸,现在资金流一比对,收入和开票的差额立刻显形。
三、先发货后补票,票货分离。
季节性行业常见。现在货物流和发票流要在时间上对得上,长期挂「发出商品」会被盯上。
我让客户做的三件事
一、把在途和未结清的订单拉出来对一遍。 合同主体、付款凭证、发货单、发票,四个字段逐一核。不一致的,该改合同改合同,该退款退款。
二、私户收款归集到对公。 这一步最疼,但不做就是留个雷。我会建议客户先做一个月,看看影响多大,再决定怎么调整结算方式。
三、开票前先问三句。 钱从哪来、货发到哪、合同跟谁签。三句答不上来,这张票别开。
系统能帮的部分
应收应付按客户、按合同挂账,收款认领时强制关联发票和合同号,这些在好会计、T+Cloud 里都能配。配上之后,四流不一致的单子在系统里就走不下去。
但说到底,系统只是把规矩固化。规矩本身要不要立,是老板的事。
合规不是把账做得好看,是让每一笔业务都能说清楚来龙去脉。